Organisaties gaan in hoog tempo over op cloudplatformen om op afstand en hybride werken te ondersteunen. Tegelijkertijd staan ze onder toenemende druk door wet- en regelgeving om ervoor te zorgen dat gegevens correct worden geclassificeerd voor gegevensretentie. SharePoint en Teams bieden een ideaal platform voor het opslaan van documenten om deze nieuwe vorm van werken mogelijk te maken, maar hoe kan de juiste gegevensopslag worden omgezet?
Er zijn drie elementen voor een succesvolle gegevensretentiestrategie in Microsoft 365:
- Regels definiëren voor hoe documenten, Teams en Sites worden bewaard en vervolgens verwijderd.
- Een consistente structuur definiëren voor het opslaan van documenten in Teams en Sites.
- Het proces voor het creëren van de structuur en het toepassen van de juiste regels automatiseren.
Retentieregels Definiëren
Bij het definiëren van een retentiebeleid is de eerste stap het begrijpen van het type informatie en de specifieke wettelijke regels waaronder een organisatie opereert. Dit helpt bij het definiëren van de verschillende periodes waarin gegevens moeten worden bewaard. De tweede stap is te bepalen wat er gebeurt aan het einde van een bewaarperiode. Dit kan kennisgeving, verwijdering of de start van een nieuwe bewaarperiode zijn.
Sjablonen voor SharePoint en Teams
De beste manier voor gebruikers om informatie te gebruiken en terug te vinden is deze op te slaan in een consistente structuur. Dit maakt het ook eenvoudig om het retentiebeleid toe te passen, omdat organisaties er dan zeker van kunnen zijn dat informatie in de juiste bibliotheek of map is opgeslagen. Sjablonen voor Sites en Teams helpen deze consistente structuur te garanderen. Een sjabloon kan de Lijsten, Bibliotheken , Kanalen en Mappen in een nieuwe Site of Team definiëren. Een organisatie kan sjablonen definiëren op basis van verschillende use cases, zoals afdelingsdossiers of projectsamenwerking.
Automatisering van Provisionering en Beleid
Een provisioningoplossing beheert het proces waarmee gebruikers Sites en Teams aanmaken en zorgt ervoor dat de gedefinieerde sjablonen correct worden toegepast. Waarom is dit belangrijk? Als Sites en Teams niet consistent worden aangemaakt, wordt er geen consistente structuur toegepast. Dit maakt het erg lastig om ervoor te zorgen dat de juiste retentielabels worden toegepast op documenten.
Een provisioningoplossing laat gebruikers kiezen uit de gedefinieerde sjablonen voor Sites en Teams en vraagt hen om relevante organisatorische metagegevens in te vullen. Het automatiseert het aanmaakproces en past op basis van de sjabloon de juiste retentielabels toe op alle documenten in die Site of dat Team.
De juiste oplossing voor Microsoft 365 Retentie
ProvisionPoint heeft met verschillende organisaties aan hun retentiestrategieën gewerkt, zowel voor de overheid als voor bedrijven. Wij bouwen voort op Microsoft 365 retentielabels om een uitgebreide oplossing te bieden voor de manier waarop Sites/Teams worden gemaakt en labels correct worden toegepas t. Onze sjablonen, bekend als service definities, zijn flexibel om verschillende structuren en regels voor het instellen van labels mogelijk te maken. Bovendien breidt het levenscyclusbeleid de retentie van documenten uit tot het beheer van de vervaldatum van het Microsoft Team of de SharePoint-site. Dit beleid over meerdere fasen zorgt ervoor dat Sites en Teams een vervalproces volgen op basis van activiteit en sjabloontype.