Nouryon – Een nieuwe methode om SharePoint te beheren
Over Nouryon
Nouryon produceert een breed scala aan chemicaliën die worden gebruikt bij het maken van alledaagse producten zoals papier, kunststoffen, bouwmaterialen, voedingsmiddelen, geneesmiddelen en persoonlijke verzorgingsproducten. Officieel opgericht in oktober 2018 na de afscheiding van AkzoNobel heeft deze fabrikant van speciale chemicaliën meer dan 11.000 werknemers in meer dan 80 landen over de hele wereld. Met een geschiedenis die 4 eeuwen teruggaat, heeft Nouryon zijn hoofdkantoor in Amsterdam, met activiteiten en fabrieken vanuit verschillende locaties, waaronder Nederland, Duitsland, Zweden, China, de VS en Brazilië.
Belangrijkste Drijfveren voor het Bedrijf
De afscheiding van AkzoNobel werd in 2018 aangekondigd. Naast de logistieke veranderingen van IT-kit , LAN’s, WAN’s en meer, van 250 verschillende locaties terug naar 80, stond het kleine IT-team van vijf personen voor de uitdaging om binnen een periode van maar zes maanden ongeveer 11.000 medewerkers en 4.000 SharePoint-sites van AkzoNobel naar het nieuw opgerichte bedrijf Nouryon over te brengen.
Scott Lewis, SharePoint Solution Architect bij Nouryon, legt uit: “De SharePoint sites bij AkzoNobel waren een chaos . Alle medewerkers konden sites zonder controle aanmaken, het duurde dagen of soms weken om een SharePoint site op te zetten en sommige sites waren maarliefst 17 lagen diep. Deze ervaring leerde ons een zeer waardevolle les: we moesten er dringend en zonder uitzonderingen voor zorgen dat deze situatie zich niet ook bij Nouryon zou voordoen; daarvoor was het groots belang een oplossing te kiezen die ons daarbij kon helpen.” Scott vervolgt: “Als een van de weinige SharePoint-experts in het bedrijf stond er veel op het spel om dit nieuwe project goed uit te voeren. Ik begreep de valkuilen van SharePoint en deze zakelijke splitsing gaf ons de kans met een schone lei te beginnen en het voor eens en voor altijd goed te doen.”
De ProvisionPoint Oplossing
“We wilden de gebruiker meer mogelijkheden geven en tegelijkertijd de last voor het IT-team aanzienlijk verminderen – we zijn immers maar met vijf medewerkers om de 11.000 mensen in alle tijdzones te ondersteunen in hun Office 365/SharePoint-behoeftes.” Scott vervolgt: “We zochten een manier om de IT-chaos zoals we die eerder hadden meegemaakt te voorkomen, en tegelijkertijd toch medewerkers in staat te stellen snel hun eigen, moderne SharePoint-sites op te zetten en niet dagen of weken op een reactie te laten wachten.”
Na uitgebreid onderzoek koos Nouryon voor ProvisionPoint Enterprise – een krachtige governance-oplossing – om hen te helpen met hun SharePoint-migratie en continue provisioning.
Scott vervolgt: “ProvisionPoint Enterprise maakte 4.000 sites aan, waarna wij alleen nog maar de inhoud van de AkzoNobel-omgeving naar de nieuwe Nouryon-omgeving hoefden te kopiëren. Het proces was volledig geautomatiseerd – dat was zo eenvoudig.”
Scott voegt hieraan toe: “ProvisionPoint Enterprise ontwierp geautomatiseerde formulieren voor verschillende SharePoint sites en sjablonen, die de eigenaar, afbeelding en wijzigingsrechten aangeven. Dit betekent dat aangewezen eigenaren eenvoudig sites kunnen maken door simpelweg een formulier in te vullen en het sjabloon toe te passen – de nieuwe site wordt dan direct aangemaakt met een consistente look en feel. Bovendien heeft elke site twee eigenaren met wie direct contact kan worden opgenomen om aan de site te worden toegevoegd. Dit neemt de druk weg van ons zeer kleine IT-team, omdat er geen supportticket hoeft te worden aangemaakt. Het is dus bijna zelfbediening, omdat gebruikers naar de eigenaren kunnen gaan om toegang te krijgen, maar door de gedelegeerde machtigingen en sjablonen blijft de IT onder controle.”
Waarom ProvisionPoint Enterprise?
“Als onderdeel van het migratieproject wisten we dat we moderne sites en functies wilden maken met behulp van SharePoint-siteverzamelingen. Met ProvisionPoint Enterprise kunnen we definiëren welke gebruikers SharePoint-siteverzamelingen kunnen maken en hoe ze worden gemaakt, wat de druk op IT-middelen vermindert. We wilden ook het maken van subsites voorkomen door gebruik te maken van PnP-sjablonen en SharePoint-lijsten. Het ProvisionPoint-team heeft goed geluisterd naar al onze specifieke eisen om een oplossing te leveren die precies doet wat wij nodig hebben. En dit alles in 6 maanden tijd.” Vandaag de dag maakt Nouryon met ProvisionPoint Enterprise ongeveer één nieuwe SharePoint-site per dag aan en hebben gebruikers direct toegang tot een nieuwe SharePoint-site .
“ProvisionPoint heeft niet alleen veel verstand van Microsoft 365 en helpt ons snel bij het oplossen van problemen, ze blijven ook nieuwe functies en mogelijkheden toevoegen om al hun klanten te ondersteunen op hun Office 365 reis,” concludeert Scott. “We hebben niet hoeven investeren in een enorme technologische oplossing waar we maar één onderdeel van gebruiken – we hebben een flexibel, aanpasbaar tool dat precies werkt zoals wij dat willen.”
Scott voegt toe: “Nouryon is erg blij met het SharePoint-migratieproject en kan niet meer zonder. Het werkt gewoon. Voor 99,9% van de tijd heb ik er helemaal geen omkijken naar. En als er om wat voor reden dan ook een probleem is, word ik onmiddellijk per e-mail op de hoogte gebracht zodat het snel kan worden opgelost.”
Toekomstplannen
Nouryon herkende dat ProvisionPoint Enterprise ook de provisioning van moderne SharePoint-sites met of zonder een Office 365 Group ondersteunt, die zo nog moeten uitrollen – maar eraan komt. Scott legt uit: “Omdat Skype uitgefaseerd wordt, gaan we Microsoft Teams en Office 365 Groups uitrollen met als doel om tegen de herfst van 2020 alleen nog Teams te gebruiken. Office 365 Groups en Teams bevatten ook een personeelsplanner die gedeeld kan worden, een mooie functie van ProvisionPoint Enterprise. In eerste instantie zullen we medewerkers niet toestaan om hun eigen Teams aan te maken, om de controle en het beheer over de naamgevingsconventies voor e-mail te behouden – maar we weten dat ProvisionPoint Enterprise ons kan helpen om ook dit effectief te beheren.”